Quando um negócio decide contratar o primeiro colaborador, a pergunta costuma ser "quanto lhe vou pagar?". A pergunta certa é outra: "quanto me vai custar, ao todo?". A diferença entre as duas pode ser de 30% a 40%, e é aí que muitas contratações apressadas apertam a tesouraria.
1. O salário é o ponto de partida, não o total
Ao valor que combina com o trabalhador juntam-se encargos que a lei obriga e que saem do bolso da empresa. Para referência, em 2026 o salário mínimo nacional é de 920 euros (Decreto-Lei n.º 139/2025), pago a 14 meses. Mas seja qual for o salário, a estrutura de custos é a mesma.
Se quer o detalhe fino do custo ao salário mínimo e do efeito em cascata nos escalões e subsídios, escrevemos um guia dedicado: Salário Mínimo 2026 sobe para €920: o impacto real na folha. Aqui, o foco é a conta completa de uma primeira contratação.
2. Os encargos obrigatórios
Há três custos que não são opcionais e que se somam sempre ao salário:
- Segurança Social (TSU) a cargo da empresa: 23,75% sobre a remuneração. Não sai do salário do trabalhador, é um custo adicional da empresa.
- Subsídios de férias e de Natal: obrigatórios, cada um equivale a um mês de retribuição. Por isso, em Portugal, o salário paga-se a 14 meses.
- Seguro de acidentes de trabalho: obrigatório por lei para qualquer trabalhador (ronda 1% da massa salarial, varia com a atividade).
Numa contratação a 1.000 euros de salário base, a conta obrigatória fica assim:
| Componente | Mensal | Anual (14 meses) |
|---|---|---|
| Salário base | €1.000,00 | €14.000,00 |
| TSU a cargo da empresa (23,75%) | €237,50 | €3.325,00 |
| Seguro de acidentes de trabalho (~1%) | €10,00 | €140,00 |
| Custo obrigatório para a empresa | €1.247,50 | ~€17.465,00 |
Ou seja: quem "custa 1.000" custa, na verdade, perto de 1.250 euros por mês, só com o obrigatório.
3. Os custos que não são obrigatórios, mas quase sempre acontecem
É aqui que a conta engana. Estes custos não vêm na lei, mas na prática quase todas as contratações os trazem, e muitos donos de negócio esquecem-nos no orçamento:
- Equipamento de trabalho: telemóvel, portátil ou computador, ferramentas, viatura ou combustível conforme a função. Pode ser um investimento inicial de algumas centenas a alguns milhares de euros, mais o desgaste e a substituição.
- Subsídio de refeição: não é obrigatório pelo Código do Trabalho, mas passa a sê-lo se o contrato de trabalho ou o contrato coletivo (CCT) do setor o previrem, o que é comum em muitos setores. Na prática, é hoje quase sempre esperado. Ronda os 6 a 10 euros por dia útil (cerca de 130 a 220 euros por mês), com vantagem fiscal se pago em cartão refeição.
- Seguro de saúde: cada vez mais usado para atrair e reter pessoas, sobretudo quando se compete por bons profissionais. Costuma custar algumas dezenas de euros por mês por colaborador.
- Formação e integração: formar quem entra tem custo direto (ações, certificações) e indireto, o tempo de quem ensina.
- Fardamento e EPI: em funções de loja, oficina ou obra, o vestuário e os equipamentos de proteção individual são um custo recorrente.
- Medicina no trabalho: a empresa é obrigada a assegurar a vigilância da saúde (exames de admissão e periódicos), normalmente contratada a um serviço externo.
Somados, estes custos "invisíveis" acrescentam facilmente 150 a 400 euros por mês ao valor da contratação, consoante a função e o setor.
4. E há o custo que não se fatura: o seu tempo
Contratar é também recrutar, entrevistar, tratar da papelada (contrato, comunicação à Segurança Social, seguro, medicina no trabalho) e acompanhar a pessoa nos primeiros meses. Esse tempo é seu, e tem valor. Não entra na folha, mas entra no custo real da decisão.
Contratar não é caro, é mais caro do que parece. Quem faz a conta completa antes contrata com segurança; quem só olha para o salário arrisca-se a apertar a tesouraria a meio do ano.
5. Antes de dar o passo: o que ter em ordem
Para contratar bem e sem sustos, há uma lista mínima a tratar, e a maioria passa pelo contabilista:
- Contrato de trabalho adequado à situação (sem termo, a termo, tempo parcial).
- Comunicação da admissão à Segurança Social nos prazos (antes do início da atividade).
- Seguro de acidentes de trabalho ativo desde o primeiro dia.
- Serviço de medicina no trabalho contratado.
- Simulação do custo total para confirmar que a empresa o suporta, mês após mês.
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