É das obrigações mais previsíveis do ano e, ainda assim, é das que mais apanha empresas desprevenidas. Não por desconhecimento da regra geral, que toda a gente sabe, mas pelos casos de fronteira: quem entrou a meio do ano, quem esteve de baixa, quem está a tempo parcial, quem é gerente e não tem contrato de trabalho. É aí que aparecem os erros, e é aí que a correção já é feita com a folha processada.
O que a lei obriga, em três linhas
O artigo 263.º do Código do Trabalho diz que o trabalhador tem direito a subsídio de Natal de valor igual a um mês de retribuição, e que esse valor tem de estar pago até 15 de dezembro de cada ano.
O mesmo artigo acrescenta uma coisa que vale a pena ler devagar: a violação do disposto no artigo constitui contraordenação muito grave. Não é uma formalidade. É a categoria mais pesada da escala, e aplica-se ao atraso tanto como à falta de pagamento.
E não é um prémio. Não depende de a empresa ter tido um bom ano, não depende de desempenho e não se suspende porque a tesouraria está apertada.
Quem tem direito
Todos os trabalhadores com contrato de trabalho, sem distinção de tipo de contrato. Isso inclui os contratos a termo, certo ou incerto, e os contratos a tempo parcial, sendo que nestes o valor acompanha o horário contratado.
Há um caso que gera confusão todos os anos e que interessa a quem é dono do negócio: quem exerce gerência sem contrato de trabalho não está abrangido por este artigo. O gerente que recebe apenas remuneração de gerência não tem direito a subsídio de Natal por via do Código do Trabalho; o que recebe, e se recebe, depende do que estiver fixado na sociedade. É diferente do sócio que também é trabalhador da empresa, com contrato, e que nessa qualidade tem direito como qualquer outro.
Quando o valor é proporcional
A lei prevê três situações, e só três, em que o subsídio é proporcional ao tempo de serviço prestado no ano civil:
- no ano de admissão do trabalhador;
- no ano de cessação do contrato de trabalho;
- em caso de suspensão do contrato por facto respeitante ao trabalhador.
A conta é direta. Quem foi admitido a 1 de abril trabalhou nove dos doze meses do ano civil: com uma retribuição de 1.200 euros, o subsídio é de 1.200 × 9 ÷ 12, ou seja 900 euros. Fora destas três situações, o subsídio é inteiro, independentemente de férias gozadas ou de faltas justificadas pontuais.
Sobre que valor se calcula
É aqui que vemos mais contas erradas. Na ausência de disposição legal, convencional ou contratual em contrário, a base é a definida no n.º 1 do artigo 262.º: retribuição base e diuturnidades. O subsídio de alimentação não entra. Prestações variáveis só entram se houver regra que as mande entrar.
O "em contrário" não é decorativo. Se a empresa estiver abrangida por um instrumento de regulamentação coletiva, há setores em que a base de cálculo é mais ampla do que a legal, e aí vale o que estiver na convenção. Antes de processar, confirma-se qual é o instrumento aplicável. É uma verificação de dois minutos que evita uma correção retroativa.
O que isto custa à empresa, a sério
O valor que o trabalhador recebe não é o valor que sai da empresa. Sobre o subsídio incide contribuição para a Segurança Social, à taxa da entidade empregadora, além da parte do trabalhador e da retenção de IRS, que saem do bruto.
Na prática, para uma retribuição de 1.200 euros, o custo da empresa com esse subsídio ronda os 1.485 euros. Numa equipa de seis pessoas nesse escalão, são cerca de nove mil euros a sair numa única semana de dezembro, em cima do processamento normal do mês e, muitas vezes, em cima de uma guia de IVA.
É por isso que esta conta se faz em outubro e não em dezembro. Não para pagar menos, que não se pode, mas para a empresa chegar lá com o dinheiro separado.
Baixas e licenças: o ponto onde é preciso cuidado
A lei fala em suspensão do contrato por facto respeitante ao trabalhador, e é tentador aplicar isso a toda e qualquer ausência. Não é assim. Situações de doença prolongada, licença parental e impedimentos de natureza diferente têm regimes próprios, e nem todas produzem o mesmo efeito sobre o subsídio.
Este é, de longe, o ponto onde encontramos mais erros em folhas que nos chegam de fora, nos dois sentidos: empresas que reduziram o subsídio quando não podiam, e empresas que pagaram por inteiro quando havia proporcionalidade a aplicar. Quando há uma ausência longa no ano, confirma-se o caso concreto antes de processar.
O que fazer ainda este mês
- Listar admissões e cessações do ano. São os casos de proporcionalidade certos, e são fáceis de esquecer quando a pessoa já saiu em março.
- Confirmar o instrumento de regulamentação coletiva aplicável, para saber se a base de cálculo é a legal ou outra.
- Projetar o valor total com a contribuição da empresa incluída, e separar esse dinheiro agora.
- Marcar o pagamento para antes de 15 de dezembro, com folga para o processamento e para a transferência.
- Sinalizar as ausências longas do ano e tratar cada uma pelo seu regime.
Quer saber quanto lhe vai sair em dezembro?
Fazemos a conta com a sua folha real, com as admissões e cessações do ano e com a contribuição da empresa incluída, para saber o valor que tem de ter separado e em que dia tem de sair.
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