A regra base: 3.000 euros, a pagar ou a receber
O artigo 63.º-E da Lei Geral Tributária proíbe pagar ou receber em numerário em transações de qualquer natureza que envolvam montantes iguais ou superiores a 3.000 euros, ou o equivalente em moeda estrangeira. A regra foi acrescentada pela Lei n.º 92/2017 e está em vigor desde esse ano.
Há três pormenores que convém ler com atenção. O limite é igual ou superior, por isso uma transação de 3.000 euros certos já não pode ser paga em notas. A proibição vale para quem paga e para quem recebe, não só para o cliente. E a expressão "de qualquer natureza" quer dizer que não se aplica apenas a vendas com fatura: abrange a compra de uma viatura usada, o pagamento de um sinal ou a liquidação de uma dívida entre empresas.
Pagar às prestações não contorna o limite
É a pergunta que mais ouvimos: e se o cliente pagar 2.000 euros hoje e 2.000 para a semana? O n.º 4 do mesmo artigo responde. Para calcular o limite, contam de forma agregada todos os pagamentos associados à mesma venda de bens ou prestação de serviços, mesmo que cada um, separado, fique abaixo dos 3.000 euros.
Um exemplo concreto. Uma empresa de construção vende uma carrinha usada por 4.500 euros e o comprador paga em três entregas de 1.500 euros em notas. Cada entrega é pequena, mas a transação é uma só e passa o limite. Para efeitos da lei, a venda foi paga em numerário acima do permitido.
Faturas de 1.000 euros ou mais: um limite mais baixo para as empresas
Aqui está a regra que mais empresas desconhecem. O n.º 2 do artigo 63.º-E diz que os pagamentos feitos pelos sujeitos passivos referidos no n.º 1 do artigo 63.º-C, respeitantes a faturas ou documentos equivalentes de valor igual ou superior a 1.000 euros, têm de ser feitos por um meio que permita identificar o destinatário: transferência bancária, cheque nominativo ou débito direto.
Quem são esses sujeitos passivos? O artigo 63.º-C responde: as empresas sujeitas a IRC e os empresários em nome individual que tenham ou devam ter contabilidade organizada. Ou seja, praticamente todas as sociedades por quotas e unipessoais que acompanhamos.
Na prática, quando a sua empresa paga uma fatura de 1.200 euros a um fornecedor, não a pode pagar em notas, mesmo estando longe dos 3.000. Este limite aplica-se a quem paga. O fornecedor, se for um particular ou um pequeno comerciante sem contabilidade organizada, até pode não estar sujeito à mesma regra, mas a sua empresa está.
As exceções que a lei prevê
- Particulares não residentes em Portugal, que não atuem como empresários ou comerciantes, têm um limite de 10.000 euros em vez de 3.000. É relevante para quem vende a turistas ou a emigrantes de passagem, mas não abrange empresas estrangeiras.
- Os impostos não podem ser pagos em numerário quando passam de 500 euros.
- A proibição não se aplica às operações com bancos e outras entidades financeiras, nos pagamentos que resultam de decisões ou ordens judiciais, nem nas situações excecionadas em lei especial. Depositar notas na conta da empresa, por exemplo, é uma operação com o banco e não está proibida.
A conta bancária da empresa e o dinheiro dos sócios
O artigo 63.º-C traz uma segunda obrigação que anda de mão dada com esta. As empresas em IRC e os empresários com contabilidade organizada têm de ter pelo menos uma conta bancária por onde passem, exclusivamente, os pagamentos e recebimentos da atividade. E o n.º 2 acrescenta que pela mesma conta devem passar os suprimentos, os empréstimos e os adiantamentos de sócios, bem como quaisquer outros movimentos de ou a favor da empresa.
É aqui que vemos muitos erros sem má intenção. O sócio-gerente que, num mês apertado, mete 5.000 euros em notas na caixa da empresa para pagar salários. O gerente que paga um fornecedor do seu bolso e depois se reembolsa com dinheiro da caixa. Tudo isto deveria ter passado pela conta bancária, com rasto, para a empresa conseguir provar mais tarde de onde veio e para onde foi o dinheiro.
Quanto custa falhar
As coimas estão no artigo 129.º do Regime Geral das Infrações Tributárias:
| Infração | Coima |
|---|---|
| Transações em numerário acima dos limites legais | 180 a 4.500 euros |
| Movimentos que deviam passar pela conta bancária e não passaram | 180 a 4.500 euros |
| Falta de conta bancária, quando é obrigatória | 270 a 27.000 euros |
A coima é só uma parte do problema. Um pagamento em notas sem rasto bancário é mais difícil de provar quando a Autoridade Tributária pede justificação de um gasto, e um saldo de caixa que na contabilidade mostra dezenas de milhares de euros que ninguém tem na gaveta é, na nossa experiência, um dos primeiros pontos a ser questionados numa inspeção.
O que revemos com os nossos clientes antes de 31 de dezembro
Desde 1978 que acompanhamos pequenas empresas em Vila Nova de Gaia, e o dinheiro em numerário entra sempre na conversa de fim de ano. Em novembro e dezembro olhamos para três coisas:
- O saldo de caixa na contabilidade contra o dinheiro que existe de facto. Se não bate certo, é melhor perceber porquê agora, com os documentos ainda à mão, do que daqui a três anos.
- Os pagamentos a fornecedores do ano com faturas de 1.000 euros ou mais, para confirmar que saíram por transferência, cheque nominativo ou débito direto.
- Os movimentos entre sócios e empresa, para garantir que suprimentos e adiantamentos passaram pela conta bancária e estão documentados.
Para o dia a dia, a regra que damos é simples: tudo o que for de 1.000 euros para cima, a empresa paga por banco. E quando um cliente quer pagar uma venda grande em notas, explica-se que a lei não deixa e pede-se transferência. É uma conversa desconfortável durante cinco minutos e evita um problema que dura anos.
Se tem dúvidas sobre movimentos de caixa deste ano, fale connosco pelo 227 843 564 ou através de marclant.pt. Vemos consigo o que convém arrumar antes do fecho de 2026.