Na Marclant vemos os dois erros a acontecer na mesma empresa e no mesmo ano: gastos lançados que não descontam e despesas legítimas que ficam de fora. Vale a pena perceber a regra, porque é dinheiro real.
A regra que manda em tudo: o artigo 23.º
O ponto de partida é o artigo 23.º do Código do IRC. São dedutíveis todos os gastos e perdas que a empresa suporta para obter ou garantir os rendimentos sujeitos a imposto. Duas condições têm de estar presentes ao mesmo tempo. Primeira, o gasto tem de estar ligado à atividade da empresa. Segunda, tem de estar comprovado por documento. Se faltar uma delas, o gasto pode estar na contabilidade e mesmo assim não abater ao lucro tributável.
A ligação à atividade é o filtro que muitas vezes se esquece. Um jantar com um cliente tem lugar. Um jantar de família pago pela empresa não tem, por muito que exista fatura com o número de contribuinte certo. O documento prova que a despesa existiu, não prova que ela serve o negócio.
Sem documento em condições, não há dedução
A lei diz o que um documento comprovativo tem de conter, no mínimo:
- Nome ou denominação social do fornecedor e do adquirente;
- Números de identificação fiscal de ambos;
- Quantidade e denominação usual dos bens ou dos serviços;
- Valor da contraprestação.
Há ainda uma exigência que apanha muita microempresa desprevenida. Quando o fornecedor está obrigado a emitir fatura nos termos do Código do IVA, o documento tem obrigatoriamente de ser uma fatura. Um talão de multibanco, uma nota de encomenda ou um recibo simples não substituem a fatura. E a fatura tem de sair em nome da empresa, com o contribuinte da empresa, não em nome do gerente.
O que o Fisco recusa mesmo estando na contabilidade
O artigo 23.º-A faz a lista dos encargos que não são dedutíveis, mesmo que estejam registados como gasto do exercício. Convém conhecê-la, porque é aqui que se ganham as surpresas na Modelo 22:
- Despesas não documentadas. Além de não descontarem, ainda são penalizadas com tributação autónoma de 50%, que sobe para 70% em sujeitos passivos total ou parcialmente isentos. É o pior dos dois mundos.
- Gastos com documento incompleto, sem os elementos que referimos acima.
- Multas, coimas e outros encargos, incluindo juros compensatórios e moratórios, pela prática de infrações que não tenham origem contratual. A coima do estacionamento, a multa da Autoridade Tributária ou os juros por pagar imposto fora de prazo não abatem ao lucro.
- O próprio IRC e as tributações autónomas. O imposto não é gasto de si mesmo.
- Impostos e encargos que incidam sobre terceiros e que a empresa não seja legalmente obrigada a suportar.
Gastos aceites, mas só até certo ponto
Há um terceiro grupo, o mais traiçoeiro, porque parece dedutível a 100% e não é.
Viaturas ligeiras de passageiros. A depreciação da viatura só desconta até um limite de custo de aquisição. Em 2026 esse limite é de 25.000 euros para a generalidade das viaturas a combustão. Para veículos movidos exclusivamente a energia elétrica sobe para 62.500 euros, para híbridos plug-in fica em 50.000 euros e para GPL ou gás natural em 37.500 euros. Se comprar um carro a combustão por 40.000 euros, a parte da depreciação acima dos 25.000 é acrescentada e não desconta.
Despesas de representação. Refeições com clientes, receções, ofertas ligadas à imagem da empresa. São dedutíveis como gasto, mas pagam tributação autónoma de 10%. Ou seja, deduzem, e ao mesmo tempo geram imposto. Vale a pena tê-las controladas e separadas do resto.
Ofertas e ajudas de custo. As ofertas a clientes são aceites quando têm relação real com a atividade. As ajudas de custo e os quilómetros em viatura própria do trabalhador só são dedutíveis se existir mapa justificativo com o destino, a data, o motivo e a identificação da viatura. Sem esse mapa, o Fisco recusa o gasto.
Os erros que vemos repetir nas PME
- Passar despesas pessoais pela empresa. Combustível ao fim de semana, compras de casa, o telemóvel do filho. Basta uma inspeção para o desmontar.
- Faturas em nome do gerente em vez da empresa, ou sem o contribuinte da empresa.
- Guardar talões de terminal de pagamento a pensar que valem como fatura.
- Comprar viatura cara sem contar que parte da depreciação não desconta.
- Pagar coimas e juros e assumir que, por estarem na conta da empresa, abatem ao lucro.
- Achar que tudo o que está lançado na contabilidade desce automaticamente o imposto. Não desce.
A boa notícia é que quase todos estes erros se corrigem antes do fecho do ano, com organização e com a fatura certa desde o início. O que não se pode é ir buscar em janeiro o documento que devia ter sido pedido em março.
Está a pagar o IRC certo?
Ajudamos a perceber o que na sua empresa está a descontar e o que está a ser acrescentado sem necessidade. Sem jargão.
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