Comunicação de inventários à AT: o que muda em 2027

O que é, afinal, a comunicação de inventários

Inventários são aquilo a que muita gente ainda chama existências ou stock: mercadorias para revenda, matérias-primas, materiais de consumo, produtos acabados, produtos em curso de fabrico, subprodutos e desperdícios. A lei obriga as empresas a dizer à AT o que tinham em armazém no último dia do exercício. Para quem fecha contas a 31 de dezembro, isso significa enviar em janeiro de 2027 o retrato do stock a 31 de dezembro de 2026.

A AT usa esta informação para cruzar com a faturação e com a contabilidade. Se uma empresa comprou muito, vendeu pouco e declara um armazém vazio, a pergunta aparece sozinha.

Quem está obrigado (e o limiar dos 100 mil euros que já não existe)

Segundo o Portal das Finanças, está obrigado quem reúna, ao mesmo tempo, três condições: ter sede, estabelecimento estável ou domicílio fiscal em Portugal; ter contabilidade organizada; e não estar no regime simplificado de IRS ou IRC.

Ainda encontramos empresários convencidos de que só estão obrigadas as empresas com mais de 100.000 euros de volume de negócios. Essa dispensa existiu, mas foi revogada pelo Decreto-Lei n.º 28/2019. Desde 1 de janeiro de 2020, o volume de negócios deixou de contar, como explica a Ordem dos Contabilistas Certificados. Hoje, uma sociedade por quotas pequena, com contabilidade organizada, está obrigada.

E há um erro ainda mais comum: achar que, por não ter stock, não há nada a fazer. Uma empresa de serviços sem existências continua obrigada a entrar no portal e a declarar isso mesmo, escolhendo a opção "Não possuo existências". Como lembra a consultora da OCC Elsa Costa num artigo no ECO, a ausência de inventários não dispensa a comunicação.

A novidade de janeiro de 2027: inventários com valor

Até agora, na prática, a comunicação podia ser feita só com quantidades. O Orçamento do Estado para 2026 (Lei n.º 73-A/2025) arrumou a questão desta forma, segundo a OCC e as FAQ da AT:

no exercício de 2025, ninguém foi obrigado a valorizar os inventários, por isso o envio de janeiro de 2026 podia seguir sem valores;
quem não está obrigado a inventário permanente fica dispensado de valorizar a partir do exercício de 2026;
quem tem inventário permanente tem de comunicar os inventários do final de 2026 já valorizados, em janeiro de 2027.

Valorizar quer dizer indicar, para cada artigo, não só quantas unidades havia a 31 de dezembro, mas também quanto valem segundo o critério de custeio que a empresa usa. Se o programa de faturação ou de gestão de stock não tiver os custos bem registados, o ficheiro sai errado ou nem sai.

Quem tem de ter inventário permanente

Inventário permanente é um sistema em que cada entrada e cada saída de stock fica registada no momento, de forma a saber a qualquer hora o que existe e quanto vale. O artigo 12.º do Decreto-Lei n.º 158/2009 obriga a adotá-lo as entidades que aplicam o SNC, com várias exceções:

as microentidades;
a agricultura, produção animal, apicultura, caça, silvicultura, pesca e aquicultura;
os pontos de venda a retalho que, no conjunto, não vendam mais de 300.000 euros nem mais de 10% das vendas totais da entidade;
as empresas sobretudo de serviços em que o custo das mercadorias vendidas e das matérias consumidas não passe de 300.000 euros nem de 20% dos custos operacionais.

A fronteira das microentidades mudou recentemente. Com o Decreto-Lei n.º 126-B/2025, os limites passaram, para exercícios iniciados a partir de 1 de janeiro de 2026, para 450.000 euros de total de balanço, 900.000 euros de volume de negócios líquido e 10 trabalhadores em média, sendo micro quem não ultrapasse dois destes três valores, segundo a OCC. A passagem de uma categoria para outra depende do que acontece em dois exercícios seguidos, como mostra este parecer da OCC, por isso a resposta para a sua empresa tem de ser vista caso a caso.

Na prática: uma pequena empresa comercial ou industrial que tenha crescido nos últimos anos deve confirmar connosco, ainda este ano, se está ou não no inventário permanente. Disso depende se o ficheiro de janeiro leva valores.

A contagem física a 31 de dezembro

Quem tem inventário permanente está obrigado a contar fisicamente o stock. A lei aceita duas formas: uma contagem com referência ao final do exercício, ou contagens rotativas ao longo do ano, desde que cada artigo seja contado pelo menos uma vez. Além disso, os bens têm de estar identificados pela natureza, quantidade e custo, de modo a que a contagem e os registos batam certo.

O conselho que damos é simples. Marque já o dia da contagem, normalmente o último dia útil do ano ou o primeiro de janeiro antes de abrir. Separe o que é de clientes e está à espera de entrega, o que está à consignação e o que está danificado. Registe as diferenças entre o que conta e o que o programa diz, e corrija-as antes de gerar o ficheiro. Um armazém contado à pressa no dia 30 de janeiro dá quase sempre um ficheiro que não bate com a contabilidade.

Prazo, forma de envio e correções

O prazo é o fim do mês seguinte ao fecho do exercício. Para quem fecha a 31 de dezembro, é 31 de janeiro de 2027. O envio faz-se no Portal das Finanças, em e-Fatura, Inventários, Enviar Ficheiro, com a estrutura definida pelas Portarias n.º 2/2015 e n.º 126/2019. Se for preciso corrigir, um novo envio para o mesmo período substitui o anterior e conta o último, segundo as FAQ da AT.

Na maior parte dos casos, o ficheiro é gerado pelo programa de faturação ou de gestão. Convém testá-lo antes do fim de janeiro, porque é aí que aparecem os artigos sem custo, as unidades trocadas e as quantidades negativas.

Quanto custa falhar

A falta de comunicação de inventários é uma contraordenação grave. O artigo 117.º do RGIT prevê uma coima de 200 a 10.000 euros quando a falta diz respeito a esta comunicação. Quando a infração é de uma sociedade, os limites mínimo e máximo sobem para o dobro, nos termos do artigo 26.º do RGIT, o que dá entre 400 e 20.000 euros. Para uma empresa que tinha apenas de carregar num botão a dizer que não tem stock, é um custo absurdo.

Como tratamos isto com as empresas de Vila Nova de Gaia

Desde 1978 que acompanhamos empresas em Pedroso, nos Carvalhos e no resto de Vila Nova de Gaia, e o padrão repete-se: a comunicação em si é rápida, o que dá trabalho é ter o stock certo no programa. Por isso, com os nossos clientes, confirmamos em novembro e dezembro quem está no inventário permanente, combinamos a data da contagem, verificamos se os artigos têm custo registado e enviamos o ficheiro com margem, sem esperar pelo último dia. Para quem não tem stock, tratamos da declaração de "Não possuo existências" para que não fique esquecida.

Se tem dúvidas sobre se a sua empresa está obrigada a comunicar inventários valorizados em janeiro de 2027, ou se quer preparar a contagem de 31 de dezembro com tempo, fale connosco pelo telefone 227 843 564 ou através de marclant.pt. Vale mais uma conversa em dezembro do que uma coima em março.